2.8.2. Согласование документа «Заявка на закупку»

Успешно созданные Заявки на закупку следует согласовать с вышестоящим органом. Для этого используется маршрут бизнес-процесса, встроенный согласно принятому документообороту.

Согласование следует проводить для каждого документа «Заявка на закупку», т.к. только из согласованной Заявки на закупку возможно дальнейшее формирование Извещения.

Чтобы отправить документ по маршруту, достаточно выделить необходимую Заявку на закупку и нажать на кнопку [Отправить по Маршруту] (Рисунок 1).

В случае успешной отправки документа по маршруту Система выдаст соответствующий протокол, в котором будет отражена информация, на какой этап маршрута был переведен документ, и какое подразделение с ним, в дальнейшем, будет работать (Рисунок 2). Данный протокол несет информационный характер для Заказчика, чтобы он понимал, куда ушел документ, поэтому протокол можно не сохранять, достаточно просмотреть его и закрыть.

Документы не всегда успешно переходят на следующий этап согласования. Причина этого либо контроли, установленные на этапах движения документа по маршруту, либо пользователь, являющийся текущим исполнителем на маршруте, но не обладающий правами на дальнейшее перемещение документа. Во всех подобных случаях система выводит протокол, с причинами, почему документ не может быть отправлен далее (Рисунок 3).

Подобный протокол может появиться на этапе согласования Заявки на закупку у специализированной организации, при попытке заказчика самовольно подвинуть документ дальше по маршруту.

Кроме проверки прав пользователей, на маршрут добавляются контроли, которые могут проверять правильность заполнения отправляемых документов, аналогично тем, что возникают при сохранении документа, а также наличие необходимых прикрепленных электронных копий документов. В подобных случаях следует исправить выявленные неточности и повторить отправку документа по маршруту по кнопке [Отправить по Маршруту].

Документ, успешно переведенный на согласование в вышестоящий орган, пропадет из фильтра, в котором он находился, и переместится в фильтр, отражающий его текущее положение.

Фильтры документов в навигаторе выстраиваются в основном в том порядке, в котором происходит процесс согласования документа. На примере видно, что следующим фильтром после «Создание новой», является фильтр «На согласовании», и только потом «На утверждении». Фильтр «Возвращены на доработку» используется для отображения документов, которые проверяющий орган вернул на доработку Заказчику. По кнопке [История прохождения документа по маршруту] (Рисунок 4) можно увидеть, кем и, когда документ был отправлен по маршруту, а также комментарий специалиста, который переместил документ (Рисунок 5).

Документ отправляется на следующий этап согласования вышестоящим органом по кнопке [Отправить документ по маршруту] до тех пор, пока не дойдет до фильтра «Принято к исполнению».

Движение документа по маршруту может быть не всегда прямолинейным, иногда приходится выбирать действие, которое следует применить к данному документу (Рисунок 6). В случае необходимости в поле «Комментарий» можно написать причину отправки документа по тому или иному пути маршрута, выделить необходимое действие и нажать на кнопку [ОК]. Если окно выбора действий будет закрыто или будет нажата кнопка [Отмена], то документ останется в текущем состоянии и дальше по маршруту не пойдет.

Написанный комментарий, в дальнейшем, будет доступен заказчику в истории прохождения документа по маршруту.